整理邮件

文件夹

在侧边栏右键点击文件夹可使用 新建子文件夹、重命名 和 删除；垃圾箱和垃圾邮件文件夹还提供 清空，会永久删除其中所有邮件。更改会在服务器上执行（IMAP、JMAP、Microsoft Graph 或 EWS），离线时会排队。在 POP3 账户上，文件夹只存在于本机。

拖动移动邮件

把邮件拖到同一账户的某个文件夹上即可移动。如果选中了多封，拖动其中一封会把它们一起移动，指针上会显示数量。其他账户的文件夹和虚拟条目（所有收件箱、未读、星标、草稿箱、已发送、标签、稍后提醒、定时发送）不接受拖放。拖动产生的移动与其他移动一样：离线时排队，并且可以撤销。

用键盘选择

x 选中或取消选中当前邮件，⇧J / ⇧K（或 ⇧↓ / ⇧↑）扩展选择范围，⌘A（Ctrl+A）选中所有已加载的邮件，Esc 清除选择。有选中项时，单键操作——归档、删除、星标、已读/未读、垃圾邮件——会作用于全部选中项。参见 键盘快捷键。

撤销

删除、归档、移动和标记为垃圾邮件都会显示几秒钟带 撤销 的提示；提示显示期间按 z 即可。撤销会把每封邮件放回它原来的文件夹，批量操作之后也一样。

搜索

搜索栏对主题、正文和地址进行全文检索，并支持以下操作符：

操作符	查找
from:alice	发件人包含 “alice” 的邮件
to:bob	发给（或抄送）“bob” 的邮件
subject:invoice	主题中包含 “invoice”
has:attachment	带附件的邮件
is:unread、is:starred	未读或加星标的邮件
before:2026-09-01、after:2026-08-01	某天之前 / 之后的邮件
tag:"follow up"	带有某个本地标签的邮件
in:sent、in:"Work/Clients"	某个邮箱中的邮件：inbox、sent、drafts、trash、spam（或 junk）、archive、starred，或按名称、路径指定的任意文件夹
filename:invoice、filename:*.pdf	附件名包含该文本、或符合 * 通配模式的邮件
larger:10M、smaller:500k	大于 / 小于某个大小的邮件，单位为字节，或使用 k、m、g
"quarterly report"	精确短语

操作符可以相互组合，也可以和自由文本组合：from:github is:unread "review requested"。含空格的值请加引号。搜索框会在输入时给出提示：聚焦空的搜索框会列出全部操作符；输入操作符的开头（如 fr）会提示 from:；进入操作符后会提示可用的值——from:/to: 提示联系人，另有标签、文件夹、最近的日期以及常见的大小和文件类型。↑/↓ 选择，Tab 或回车插入，Esc 关闭列表；输入空格后按 ↓ 可再次打开。in: 直接指定邮箱，因此会取代当前所在的邮箱（限于同一账户），也能搜到平时搜索会排除的垃圾邮件。

Gmail 账户会同时在服务器上执行同样的查询，其中 tag: 以 Gmail 的 label: 发送。其他 IMAP 和 JMAP 账户在服务器上用自由文本搜索，再对返回结果应用操作符；大小和 in: 会作为原生筛选条件发给服务器（IMAP LARGER/SMALLER，JMAP minSize/maxSize/inMailbox，Graph 或 EWS 的文件夹）。这些服务器上既不搜索标签也不搜索附件名，因此 tag: 或 filename: 查询只由本地缓存回答。

filename: 只能看到正文已下载（打开过或完整获取过）的邮件的附件。Microsoft Graph 不提供邮件大小，因此通过 Graph 同步的 Exchange Online 邮件永远不会匹配 larger: 或 smaller:；带大小条件的查询也不会发给 EWS 和 Graph 服务器。

搜索框会显示本地搜索找到的结果数。列表会高亮你搜索的词：自由文本在发件人、主题和摘要中高亮，from: 的值在发件人中高亮，subject: 的值在主题中高亮。

附件内容

自由文本也会匹配附件中的文字：纯文本、CSV 和 Markdown、HTML，以及 Word（.docx）、Excel（.xlsx）和 PowerPoint（.pptx）文件。只有当附件的数据已经在你的电脑上时才会读取其文本——打开过邮件，保存、预览或转发过附件，或 POP3 账户已下载——绝不会为此专门下载附件。超过 25 MB 的文件会被跳过，每个附件最多保留 1 MB 文本。PDF、旧版 .doc/.xls/.ppt 文件和图片不会被读取。文本只保存在本地数据库中；可在 设置 → 常规 → 存储 → 为搜索索引附件文本 中关闭，关闭时会同时删除已索引的文本。

排序

列表标题栏中的排序按钮可按 最新优先、最早优先、发件人 或 主题 排序。选择会被记住；排序不是 最新优先 时，按钮会带上强调色底。

旁边的回形针按钮只显示带附件的邮件。开启时，标题栏下方会出现 有附件 标签，点它的 × 即可关闭筛选。

日期分组与阅读窗格

列表按日期排序时，会按 今天、昨天、本周各天、上周、月份、年份分组。列表顶部今天的邮件不显示标题，因为时间（“4分钟前”“2小时前”）已经说明是今天。第一个标题出现的地方，就是今天的邮件结束的地方。滚动时，最上面那一组的标题会固定在顶部。可在 设置 → 常规 → 按日期分组列表 中关闭。

设置 → 常规 → 阅读窗格 决定打开的邮件显示在列表的 右侧、底部（拖动分隔条，位置会被记住），还是 关闭 窗格——此时邮件会盖在列表之上，按 Esc 或返回按钮回到原来的位置。命令面板可以在三者之间循环切换。窗口较窄时阅读窗格仍会保留空间：先收窄列表、再收窄侧边栏，直到各自的最小宽度；窗口变宽后会恢复你设置的宽度。

标签

标签是你自己的标记，独立于文件夹。在 IMAP、JMAP 和 POP3 账户上，它们绝不会离开你的电脑——它们不是 Gmail 标签，也不会同步到任何服务器。在 Microsoft 365（Graph）和 Exchange Server（EWS）账户上，标签就是 Outlook 类别，会双向同步；见 类别与标签。

• 在打开的邮件上创建和添加标签：点击工具栏中的标签按钮或按 l 键，主题下方会打开一个选择器，可以勾选标签，也可以输入新标签的名称。在会话中可以只标记 本邮件 或 整个会话。命令面板（⌘K，输入 “tag”）也可以添加和移除标签。
• 有了标签之后，侧边栏的账户下方会出现 标签 分区；没有标签时不显示该分区。点击某个标签可显示所有带有它的邮件，跨文件夹、跨账户，再次点击则取消筛选。标题旁的箭头可以收起该分区，侧边栏会记住这一状态；收起时仍会显示当前正在筛选的标签。标题旁的 + 可以新建标签而不添加到邮件上。
• 在侧边栏中右键点击标签，可使用 重命名…、一排颜色和 删除标签…。确认框会说明有多少封邮件带有该标签；删除标签只会把它从这些邮件上移除，邮件本身不受影响。邮件上的标签选择器同样可以重命名、改色和删除标签。

规则

设置 → 规则 中的规则会在新邮件到达时按列表顺序执行。

• 条件：发件人包含、收件人或抄送包含、主题包含、正文包含、发件人域名等于、含有附件——按 满足全部条件 或 满足任一条件 匹配。
• 动作：移动到文件夹、标记为已读、加星标、归档、删除、标记为垃圾邮件。
• 规则可以作用于单个账户或 所有账户；移动邮件的规则必须属于某个账户，因为文件夹属于账户。
• 立即运行 把规则应用到你已有的邮件上，并报告匹配的数量。

规则通过与你手动操作相同的路径执行，因此离线时也能工作，稍后会同步到服务器。

稍后提醒

邮件工具栏中的时钟按钮会把邮件隐藏到 今天晚些时候（18:00；如果已经是晚上则为三小时后）、明天上午（08:00）、下周（周一 08:00）或你选择的时间。被推迟的邮件会离开所在列表，在侧边栏的 稍后提醒 下等待，你可以在那里提前 取消稍后提醒。到时间后它会以未读状态回到原文件夹，并发出普通的新邮件通知——前提是 Swanmail 正在运行；否则会在下次启动应用时回来。

会话免打扰与置顶

通过工具栏的 … 菜单或命令面板：

• 免打扰此会话——该会话之后的回复到达时即为已读，且不发通知。
• 置顶此会话——该会话始终位于列表顶部。

两者都只保存在本机。